La mise en place d’un intranet dans une entreprise est souvent perçue comme une solution idéale pour faciliter la communication et la collaboration entre les employés. Cependant, le coût de création d’un tel outil peut varier considérablement en fonction des besoins spécifiques de chaque organisation. Dans cet article, nous vous proposons un panorama complet des différents facteurs à prendre en compte pour estimer au mieux le budget nécessaire à la création d’un intranet.
Les éléments constitutifs de l’intranet
Pour évaluer le coût de création d’un intranet, il est essentiel de définir clairement les fonctionnalités et les services qui seront proposés aux utilisateurs. Parmi les éléments constitutifs d’un intranet, on peut citer :
- La plateforme technique, qui peut être développée en interne ou bien acquise auprès d’un fournisseur externe. Les solutions open-source sont également une option intéressante pour réduire les coûts.
- Les applications métier, qui permettent aux employés d’accéder à des outils spécifiques à leur domaine d’activité (gestion des projets, suivi des ventes, etc.). Ces applications peuvent être intégrées à la plateforme technique ou bien développées séparément.
- Les contenus, qui regroupent l’ensemble des informations et documents accessibles sur l’intranet (articles, vidéos, fiches pratiques, etc.). La production et la mise à jour de ces contenus représentent un coût non négligeable à prendre en compte.
- La formation des utilisateurs, qui vise à les familiariser avec l’utilisation de l’intranet et à leur permettre d’en tirer le meilleur parti. Cette formation peut être dispensée en interne ou bien externalisée auprès d’un prestataire spécialisé.
L’impact du choix de la plateforme technique
Le choix de la plateforme technique est l’un des facteurs les plus importants dans la détermination du coût de création d’un intranet. En effet, selon que l’on opte pour une solution développée en interne, une solution open-source ou bien une solution proposée par un fournisseur externe, le budget nécessaire sera très différent.
Une solution développée en interne permet généralement de mieux cibler les besoins spécifiques de l’entreprise et d’adapter la plateforme aux contraintes techniques existantes. Cependant, ce choix implique souvent des coûts de développement élevés et un investissement important en termes de temps et de ressources humaines.
À l’inverse, les solutions open-source offrent l’avantage d’être gratuites ou peu coûteuses et de bénéficier d’une large communauté d’utilisateurs et de développeurs prêts à apporter leur aide. Toutefois, il convient de noter que ces solutions peuvent nécessiter des compétences techniques spécifiques pour être correctement mises en place et maintenues.
Enfin, les solutions proposées par des fournisseurs externes ont l’avantage de fournir une plateforme clé en main, rapidement opérationnelle et bénéficiant d’un support technique dédié. Néanmoins, ces solutions peuvent s’avérer coûteuses sur le long terme, notamment en raison des frais de licence et de maintenance.
Les coûts liés à la personnalisation et aux applications métier
La personnalisation de l’intranet est un facteur important pour favoriser l’adoption de cet outil par les employés et maximiser son efficacité. Cette personnalisation peut concerner l’apparence visuelle de la plateforme (logo, couleurs, etc.), mais aussi les fonctionnalités proposées et les contenus accessibles.
Le coût de cette personnalisation dépendra principalement du niveau de complexité souhaité et des compétences nécessaires pour mettre en œuvre ces modifications. Là encore, il est possible d’opter pour une solution développée en interne ou bien de faire appel à un prestataire externe.
En ce qui concerne les applications métier, leur intégration à l’intranet peut représenter un coût supplémentaire non négligeable. Il convient donc d’évaluer avec précision les besoins des différents services de l’entreprise afin d’identifier les applications indispensables et celles qui peuvent être considérées comme optionnelles.
Formation, maintenance et mise à jour : des coûts à anticiper
Une fois l’intranet créé, il est primordial de prévoir un budget pour assurer sa maintenance et sa mise à jour régulière. Cela inclut notamment la formation des utilisateurs, qui doit être adaptée aux évolutions de la plateforme et aux besoins spécifiques des employés.
La maintenance de l’intranet peut être assurée en interne ou bien externalisée auprès d’un prestataire spécialisé. Dans tous les cas, il est important de prévoir un budget suffisant pour garantir la pérennité et l’évolutivité de cet outil au sein de l’entreprise.
En parallèle, la mise à jour des contenus de l’intranet doit être réalisée régulièrement afin de maintenir l’intérêt des utilisateurs et d’assurer la pertinence des informations disponibles. Cette mission peut être confiée à une équipe dédiée en interne ou bien externalisée auprès d’un prestataire spécialisé.
En tenant compte de ces différents facteurs, il est possible d’estimer le coût de création d’un intranet plus précisément et de définir un budget adapté aux besoins spécifiques de chaque entreprise. La réussite d’un tel projet repose avant tout sur une bonne préparation et une réflexion approfondie sur les objectifs à atteindre et les moyens à mettre en œuvre pour y parvenir.