Dans le monde professionnel moderne, la gestion de multiples conversations et réunions virtuelles est devenue une compétence indispensable. Ce guide vous dévoile les astuces pour naviguer efficacement entre deux sessions Teams en parallèle, optimisant ainsi votre productivité et votre organisation. Que vous soyez un professionnel chevronné ou un novice dans l’utilisation de Teams, ces techniques vous permettront de jongler avec aisance entre différents espaces de travail, sans compromettre votre efficacité ni votre concentration.
1. Configurer Votre Environnement pour Deux Sessions Teams
La première étape pour gérer deux sessions Teams en parallèle consiste à configurer correctement votre environnement de travail. Commencez par vous assurer que votre ordinateur dispose des ressources nécessaires pour exécuter simultanément plusieurs instances de l’application. Un processeur puissant et une quantité suffisante de RAM sont essentiels pour éviter les ralentissements.
Pour lancer deux sessions distinctes, vous avez plusieurs options. La méthode la plus simple consiste à utiliser la version bureau de Teams pour une session et la version web pour l’autre. Ouvrez votre navigateur habituel pour la version web, puis utilisez un navigateur différent ou une fenêtre de navigation privée pour la seconde session. Cette approche vous permet de rester connecté à deux comptes différents sans conflit.
Alternativement, si vous préférez utiliser uniquement l’application de bureau, vous pouvez créer un raccourci modifié de Teams. Faites un clic droit sur le raccourci existant, sélectionnez ‘Propriétés’, et ajoutez ‘–profile=profile1’ à la fin du chemin cible. Dupliquez ce raccourci et remplacez ‘profile1’ par ‘profile2’ pour la seconde instance. Cette méthode vous permettra de lancer deux sessions Teams indépendantes sur votre bureau.
2. Organiser Votre Espace de Travail Virtuel
Une fois vos deux sessions Teams lancées, l’organisation de votre espace de travail virtuel devient cruciale. Utilisez les fonctionnalités de votre système d’exploitation pour maximiser votre efficacité. Sur Windows, la fonction bureaux virtuels est particulièrement utile. Créez deux bureaux distincts, un pour chaque session Teams, en utilisant le raccourci Windows + Tab, puis en cliquant sur ‘+ Nouveau bureau’.
Sur macOS, utilisez la fonction Mission Control pour créer des espaces de travail séparés. Vous pouvez rapidement basculer entre ces espaces en utilisant des gestes sur le trackpad ou des raccourcis clavier, ce qui vous permet de garder chaque session Teams dans son propre contexte.
Pensez à personnaliser l’apparence de chaque session Teams pour les différencier rapidement. Modifiez les thèmes ou les couleurs d’accentuation dans les paramètres de l’application. Vous pouvez même utiliser des icônes différentes pour chaque raccourci Teams sur votre bureau, facilitant ainsi l’identification visuelle rapide de la session que vous souhaitez ouvrir.
3. Maîtriser la Gestion des Notifications
La gestion des notifications est un aspect crucial lorsque vous travaillez avec deux sessions Teams simultanées. Sans une stratégie appropriée, vous risquez d’être submergé par un flot constant d’alertes, ce qui peut nuire à votre concentration et votre productivité.
Commencez par personnaliser les paramètres de notification pour chaque session. Dans Teams, accédez à ‘Paramètres > Notifications’ et ajustez les options selon vos besoins. Vous pouvez choisir de recevoir des notifications uniquement pour les mentions directes ou les messages privés dans une session, tout en gardant des notifications plus complètes dans l’autre.
Utilisez la fonction ‘Ne pas déranger’ de manière stratégique. Activez-la dans la session où vous avez besoin de vous concentrer, tout en laissant l’autre session ouverte aux notifications urgentes. N’oubliez pas de communiquer clairement votre disponibilité à vos collègues pour éviter tout malentendu.
Envisagez d’utiliser des outils tiers de gestion de notifications pour centraliser les alertes de vos deux sessions Teams. Des applications comme Slack ou Discord peuvent être configurées pour recevoir des notifications de Teams, vous offrant ainsi un point unique de contrôle pour toutes vos communications professionnelles.
4. Optimiser la Gestion des Réunions et des Appels
La gestion des réunions et des appels peut devenir complexe lorsque vous jongler entre deux sessions Teams. La clé est d’établir un système clair pour éviter les conflits et les confusions. Utilisez des calendriers séparés pour chaque compte Teams, en les synchronisant avec votre application de calendrier principale comme Outlook ou Google Calendar.
Avant de rejoindre une réunion, vérifiez toujours depuis quelle session Teams vous vous connectez. Pour éviter toute confusion, créez des raccourcis clavier personnalisés pour chaque instance de Teams, vous permettant de basculer rapidement vers la bonne application avant un appel.
Si vous devez participer à des réunions simultanées, utilisez des écouteurs différents pour chaque session. Par exemple, utilisez vos écouteurs Bluetooth pour une session et le haut-parleur de votre ordinateur pour l’autre. Assurez-vous de couper le microphone dans la réunion où vous n’intervenez pas activement pour éviter les interférences sonores.
Pour les présentations, préparez à l’avance les documents et les fenêtres que vous allez partager. Organisez-les sur des bureaux virtuels distincts pour pouvoir basculer rapidement entre eux sans révéler d’informations confidentielles d’une session à l’autre.
5. Techniques Avancées pour une Productivité Maximale
Pour tirer le meilleur parti de vos deux sessions Teams, adoptez des techniques avancées qui boosteront votre productivité. Utilisez des outils d’automatisation comme Power Automate ou Zapier pour créer des flux de travail entre vos deux comptes. Par exemple, vous pouvez configurer des alertes automatiques dans une session lorsque des messages importants arrivent dans l’autre.
Exploitez les extensions et les applications intégrées à Teams pour améliorer votre flux de travail. Des outils comme Trello ou Asana peuvent être intégrés dans les deux sessions, vous permettant de gérer vos tâches et projets de manière centralisée, même si vous travaillez sur des comptes différents.
Investissez dans un moniteur secondaire si possible. Cela vous permettra d’avoir une session Teams ouverte sur chaque écran, facilitant grandement la gestion simultanée des deux environnements. Utilisez des logiciels de gestion de fenêtres comme DisplayFusion sur Windows ou Magnet sur Mac pour organiser efficacement vos fenêtres sur plusieurs écrans.
Enfin, pratiquez la technique Pomodoro ou d’autres méthodes de gestion du temps pour alterner efficacement entre vos deux sessions Teams. Allouez des plages horaires spécifiques à chaque session, en vous concentrant intensément sur une tâche pendant 25 minutes avant de passer à l’autre session. Cette approche vous aidera à maintenir votre concentration et à éviter la surcharge cognitive liée à la gestion de multiples flux d’informations.
Maîtriser l’art de gérer deux sessions Teams en parallèle demande de la pratique et de l’organisation. En appliquant ces techniques, vous transformerez ce qui pourrait être un défi en un véritable atout professionnel. Vous serez capable de naviguer efficacement entre différents espaces de travail, augmentant ainsi votre productivité et votre capacité à collaborer dans des environnements professionnels complexes. Avec de la persévérance et les bonnes stratégies, vous deviendrez un expert dans l’art de jongler avec plusieurs sessions Teams, faisant de cette compétence un avantage concurrentiel dans votre carrière.